Als we arriveren bij het hoofdkwartier van Idewe groep in Heverlee, draaien net de hemelsluizen open. De grijze en onpersoonlijke receptie contrasteert sterk met de nieuwe kantoren die licht en ruimtelijk zijn, met natuurlijke materialen en veel aandacht voor de werkomgeving. Jan verduidelijkt: “Idewe is in volle transformatie naar een dynamische groep die bedrijven ondersteunt bij alles wat te maken heeft met de gezondheid van hun medewerkers, de veiligheid en de aandacht voor het milieu. Kwaliteit van werken is daarbij een rode draad, net als aandacht voor het milieu. Daarom zorgen wij voor een aangename werkomgeving in al onze kantoren en regionale punten. Wij kiezen er voor om dicht bij de klant te zijn, zonder tijdverlies in de files. We kunnen op niet minder dan 150 locaties medische onderzoeken uitvoeren, maar we gaan ook ter plaatse, bijvoorbeeld met onze Medibussen. Die klantnabijheid is prettiger voor onze medewerkers. Zij winnen er tijd mee en onze autokosten liggen een stuk lager.”

Idewe-3

Auto als beste alternatief

Is het echt nodig om bijna 500 auto’s te hebben rijden op een bestand van 700 werknemers? “Helaas wel”, pikt Jan in. “We stellen gespecialiseerde mensen te werk, gaande van verpleegsters tot artsen over veiligheids- en milieu-adviseurs. Niet enkel hebben zij een drukke agenda, ze moeten vaak ook heel wat materiaal vervoeren. Die auto is echt wel nodig, al proberen we waar mogelijk om hen alternatief vervoer te laten nemen. Een goed voorbeeld zijn de meetings of opleidingen op ons hoofdkantoor, waarvoor meer en meer mensen de trein nemen naar Leuven. We hebben afspraken met taxibedrijven die klaar staan wanneer de trein aankomt. Dat heeft wel een kost, maar als werkgever en wagenparkbeheerder moet je het totaalplaatje bekijken. Ik denk dat vandaag te veel bedrijven enkel kijken naar de TCO van de auto, maar ze onderschatten hoeveel kostbare werktijd hun berijders verliezen met dubbele verplaatsingen en onnodige stress. Ons Idewe-Ecoteam heeft net nog een trofee ontvangen voor een project rond duurzaamheid. Eén van de aspecten die hier meegespeeld hebben was de voortdurende vergroening van onze vloot. In dit kader gaan we trouwens ook de mogelijkheid verder onderzoeken om onze autokilometers waar mogelijk anders in te vullen, bijvoorbeeld met elektrische fietsen. Het is nog geen aardverschuiving, maar de tendens is ingezet.”

Geen weg voorbij operationele lease

De car-policy van Idewe is vrij klassiek, met de keuze voor operationele leasing op basis van 30.000 km per jaar en 48 maanden. Voor de kortetermijnhuur wordt een beroep gedaan op ServiceRent. Er wordt gewerkt met 4 budgetcategorieën, waaraan ook telkens een maximum CO2-cijfer gekoppeld is. Jan Rubens: “Vroeger hadden onze mensen vrije keuze binnen een budget. Overstappen naar een strikte ‘shortlist’ zou te bruusk zijn, dus kozen we voor een ‘longlist’ met ruime keuze. Zo kan je in categorie 1 de klassieke VW Golf vinden naast een Audi A3 Sportback en een Citroën GrandPicasso met 7 plaatsen, om maar enkele modellen te noemen. We voorzien steeds een mooie uitrusting en een extra budget voor opties. Staat een bepaalde auto niet in de longlist, kunnen we die op vraag van een werknemer opnemen, als hij past binnen het maandbudget en de CO2-limiet. Mensen kunnen ook kiezen voor een auto uit een hogere categorie, in ruil voor een stuk loon. Andersom kan ook. Zo hebben we verpleegsters met een grotere auto dan bepaalde artsen! Overigens houden we de brandstofkost apart, want aan de officiële verbruikcijfers valt geen touw vast te knopen en elke leasemaatschappij budgetteert anders. Je kunt je medewerkers daar niet de dupe van laten zijn. Voor elke nieuwe bestelling wordt een nieuwe leaseofferte gevraagd, zodat elke medewerker zeker is van de beste deal. Dat kost ons veel werk, maar dat hoort bij de zorg voor onze mensen”.

Idewe-2“Wij kiezen er voor om dicht bij de klant te zijn, zonder tijdverlies in de files”.

Jan Rubens, Operationneel Directeur Idewe

CO2 drijft het groene denken

De CO2-limiet blijkt een onverhoopt sterke impact op de autokeuze te hebben: “De schok van het verhoogde VAA in 2012 was allesbehalve prettig, maar heeft wel in sterke mate bijgedragen tot een echte vergroening van onze vloot. In categorie 1 is de limiet bijvoorbeeld 100 gr/km en we verlagen die grens elk jaar. We stellen zelfs vast dat de gemiddelde uitstoot in deze categorie amper 90 gram bedraagt. Merken die onvoldoende snel evolueren, vallen dus helaas uit de boot. Sterker nog, er is gewoon geen vraag naar auto’s met hogere uitstoot, zelfs niet bij de directie. Voor onze totale vloot zitten we inmiddels op 114 gr/km, waar dat in 2010 nog 144 gram was. Onze medewerkers kunnen overigens via onze HR-afdeling laten becijferen welke impact de keuze voor een bepaalde auto heeft. En daar maken ze gretig gebruik van.”

Fiche portrait Iedewe NLZitten er benzinewagens of hybride modellen in de vloot? “Afgezien van een occasionele Lexus CT of IS hybrid niet. We hebben met onze leasingpartners al simulaties gemaakt voor andere brandstoffen, maar binnen onze normkilometers lukt dat niet. Voor mensen die erg weinig kilometers afleggen, wil ik toch overstappen, al zijn ze zelf doorgaans geen vragende partij. Die enkele vakantietrips per jaar tanken ze op eigen kosten en dan hebben ze liever diesel. Maar we moeten de overstap inzetten, alleen weet ik nog niet precies hoe we dat concreet moeten aanpakken. De leasewereld is immers nog steeds niet happig op andere brandstoffen, hoewel ze die tweedehands vlot kunnen afzetten. Het blijft een kip-of-het-eiverhaal, vrees ik.

Een ander probleem voor Idewe is de fiscale aftrekbaarheid van de auto’s. Idewe is immers een vzw en de aftrekbaarheid speelt binnen dat statuut geen rol”, verduidelijkt Jan. “De overheid focust eigenlijk veel te veel op aftrekbaarheid, want er zijn behoorlijk wat vloten waar dat geen effect heeft. Hopelijk wordt dat toch eens bekeken, net als de CNG-infrastructuur. We wilden dat type auto’s inzetten, maar er zijn gewoon te weinig tankpunten: een gemiste kans.”

Idewe-1
Kwaliteit van werken en aandacht voor het milieu vormen de rode draad doorheen het beleid bij Idewe. Ook inzake vlootpolitiek.

Value-for-money

Wat de samenstelling van de vloot betreft, weet Jan uit ervaring dat er ondanks aantrekkelijke producten relatiefweinig vraag is naar niet-Europese merken. “Toch zien effectief een vorm van downsizing bij onze medewerkers. Het klinkt misschien gek, maar in de huidige competitieve leasemarkt en met de actuele ecofiscaliteit is er absoluut nog geen valabel en betaalbaar alternatief voor de bedrijfswagen. Zoveel value-for-money kan je in loon nooit bieden én het is de enige manier om het wagenpark effectief te vergroenen”, sluit Jan Rubens af.

Het zengevoel van de Idewe-chauffeur
Als we vragen naar het schadeprofiel van zijn vloot, zegt Jan Rubens trots: “Bij elke leasemaatschappij krijgen we te horen dat onze berijders voorbeeldige chauffeurs zijn. Helaas krijg ik dat niet geconsolideerd in een algemeen rapport over de totale vloot. Met ons eigen Ecoteam hebben we een proefproject gedaan met DrivOlution. Dat gaf positieve effecten, maar door ons decentraal functioneren is het praktisch erg moeilijk om iedereen zo’n training te laten volgen. We trachten daarom veel te sensibiliseren, maar ook het feit dat men vaak dicht bij huis werkt, helpt om stress en risico te verminderen. Bovendien zijn onze mensen actief in preventie en hebben ze een voorbeeldfunctie naar hun klanten toe. Een andere belangrijke tendens is dat we in onze keuzelijsten zoveel mogelijk automaten opnemen. Die hebben een geweldig rustgevend effect op het rijden. De nieuwere automatische modellen hebben tevens geen hogere CO2 meer dan handgeschakeld, soms zelfs integendeel. En wat ook telt: eens een automaat, altijd een automaat. Mensen willen niet terug naar de hectiek. Noem ons gerust een beetje ‘zen’ bij Idewe!”