Achter het stuur van Fluvius’ groene transitie
Best Practices
Eind juni 2017 hield Jan Van Lishout samen met medeoprichter Herman Jansen Qteal boven de doopfont met als leidmotief: ‘Great systems make people happier to create exceptional things’. Jan Van Lishout: “Producten worden door mensen gemaakt en dat is bepalend voor hun kwaliteit. Gelukkige mensen werken beter, maken een betere productkwaliteit, wat resulteert in meer tevredenheid bij de klanten en de medewerkers”.
Deze filosofie is consequent overal doorgetrokken in het bedrijf dat gedragen wordt door zelfsturende teams die waken over het respecteren van de vijf bedrijfswaarden: transparantie, ‘Ownership’ (betrokkenheid, verantwoordelijkheid voor het eigen handelen), partnership, authenticiteit en constante verbetering. Jan Van Lishout licht toe: “Kiezen voor een plug-in hybride moet je niet doen voor de gunstiger autofiscaliteit, maar voor het milieu. Dat is authenticiteit. Je moet die PHEV ook consequent gebruiken, dus maximaal elektrisch rijden. Dat kost een inspanning, maar enkel gemotiveerd en juist gebruik van de techniek heeft zin”.
Eigengereid
‘Transparantie’ gaat heel ver bij Qteal: “De lonen zijn bekend voor alle medewerkers” verbaast ons Jan Van Lishout. “De mensen zelf beslissen over hun loon, niet enkele managers, meer nog, Qteal werkt zonder bazen of managers. Zo worden ze verplicht tot een eerlijk en diepgaand gewetensonderzoek. Collega’s evalueren, begeleiden en beslissen nadien”.
‘Loon’ is ook niet de juiste benaming, want er wordt een ‘Total Package Cost’ gehanteerd per medewerker, wat staat voor een bedrag in euro’s dat alle kosten dekt die gepaard gaan met de tewerkstelling en uitvoering van de functie. Daarin zit niet standaard een auto, zoals nochtans algemeen gebruikelijk in de ICT-sector.
Qteal heeft bewust alle gebruikelijke regels afgelegd en is opgebouwd vanuit het spreekwoordelijke blanco blad. “HR is geen corebusiness en er is dan ook geen HR-afdeling” geeft Jan Van Lishout aan. “Er zijn geen printers, geen e-mails, maar wel één gemeenschappelijk IT-platform waarop iedereen alles deelt. Banken, verzekeringen, boekhoudkantoren, advocaten en ook leasemaatschappijen begrepen deze vooropgezette transparantie eerst niet, evenmin als het papiervrij werken”.
Mobiliteitsnoden beantwoorden
Hoewel de ‘Total Package Cost’ geen auto per medewerker voorziet, is Jan Van Lishout zich maar al te goed bewust van de mobiliteitsbehoeften van elk van zijn medewerkers. “De reële behoeften worden gedetecteerd om daaruit de noden af te bakenen en daar een antwoord op te bieden” verduidelijkt hij. “We gaan voor elk van onze mensen na hoe het woon/werkverkeer er best uitziet, welke professionele verplaatsingen verwacht worden bij het uitoefenen van de functie, welke privé-verplaatsingen hij/zij verwachten te maken en uiteindelijk zelfs hoe ze hun mobiliteit zien tijdens de vakantie. Kortom, de mobiliteitsnoden worden afgeleid vanuit het reële leven van de mobiliteitsgebruiker, die vervolgens zelf keuzes maakt!”.
Er zijn dan principieel wel geen persoonsgebonden auto’s, maar auto’s zijn er uiteraard wel: 16, waaronder 4 hybrides en PHEV’s. “We hebben binnen Qteal een soort deelwagensysteem opgezet” verduidelijkt Jan Van Lishout. “Het gaat over een concreet intern verhuursysteem met doorrekenen van de kosten per gebruikte dag naar het ‘Total Package Cost’ van elke gebruiker. Na twee jaar zijn we zo ver gegroeid, dat we al twee grote auto’s als poolwagens beschikbaar houden, ideaal dus voor wie op vakantie gaat”.
Het bedrijfseigen verhuursysteem reflecteert één van de Qteal-waarden: ‘ownership’. Het met elkaar delen van auto’s stimuleert om ze in goede staat (schoon…) door te geven. Er wordt gestreefd naar een beperking van het aantal gereden kilometers tot ≤ 30.000 per jaar.
Mobiliteitsbudget
Het ‘Total Package Cost’ per Qteal-medewerker sluit alle kosten voor mobiliteit in, wat als een bedrijfsintern mobiliteitsbudget wordt behandeld.
“Dat mobiliteitsbudget wordt bepaald vanuit de TCO van een typische leaseauto voor een starter” licht Jan Van Lishout toe. “Alphabet ging als leasemaatschappij mee in ons verhaal en via hen betrekken we de XXImo-mobiliteitskaart. Het mobiliteitsbudget van elke medewerker wordt in maandelijkse schijven op de persoonlijke mobiliteitskaart gezet. Indien er op het einde van de maand overschot is, dan blijft dat aan de medewerker toebehoren”.
Als een medewerker voor een bepaalde duur langere verplaatsingen moet maken dan voorzien, dan kan het mobiliteitsbudget ook tijdelijk verhoogd worden wat gedragen wordt door het betreffende project.
De keuze voor deze werkwijze had wel wat gevolgen… Bij Alphabet was men het niet gewend dat de mobiliteitskaart aan een persoon gekoppeld zit en niet aan een voertuig, zoals dat evident is met een tankkaart. Het is echter perfect mogelijk dat iemand bij Qteal een maand lang geen gebruik maakt van een auto, maar wel andere verplaatsingen met andere vervoersmodi maakt. De medewerkers wonen in principe binnen een straal van 30 km tegenover het kantoor. Bij de medewerkers zorgde de mobiliteitskaart ervoor dat er werd uitgekeken naar het voordeligste tankstation, er zuiniger gereden werd met de auto’s, om zo meer over te houden op het einde van de maand. “We kregen aanvankelijk een voorstel voor tankkaarten met volumekortingen” blikt Jan Van Lishout terug. “Maar dat was helemaal niet de bedoeling, want we willen juist minder autokilometers afleggen en minder vervuilen”.
De Qteal-visie brengt nog meer hiaten aan het licht. Zo omvat de XXImo-mobiliteitskaart nog lang niet alles wat wenselijk is voor een totale flexibiliteit inzake mobiliteit, waardoor er toch nog vaak maandelijkse onkostenverrekeningen nodig zijn. Het door elkaar tanken van benzine en diesel op de mobiliteitskaart van één persoon, dit als gevolg van het intern opgezette autodeelsysteem, gaf aanleiding tot discussie met de boekhouding. “De fiscaliteit verplicht tot het precies opgeven van het aantal verreden kilometers met diesel of benzine, om de toepasselijke aftrekbaarheid te kunnen berekenen” commentarieert Jan Van Lishout. “We hebben gekozen om de aftrekbaarheid voor beide brandstoftypes op één lijn te brengen, noodgedwongen de laagste, maar vinden dat evident vanuit onze authenticiteit-waarde”.
Twee verschillende componenten
Mobiliteitsbudget en ‘loon’ worden als twee verschillende componenten beschouwd binnen de ‘Total Package Cost’.
“Een afgestudeerde starter met 60.000 euro/jaar als ‘Total Package Cost’ met daarin maandelijks 800 euro mobiliteitsbudget, kan dat jaarlijks aanpassen en opteren voor andere verhoudingen” stelt Jan Van Lishout. “Elke medewerker kan kiezen om zijn mobiliteitsbudget te verhogen met uiteraard een lager ‘loon’ tot gevolg. Een andere optie is om de indexatie van het loon over te hevelen naar het mobiliteitsbudget. Voor zover duidelijke afspraken worden gemaakt en vastgelegd, ook met de sociale partners, is er heel wat mogelijk”.
Qteal bracht ook een bedrijfsfiets in en dat leidde tot nieuwe ervaringen die het aantal autokilometers verder deden zakken en het overschot op de persoonlijke mobiliteitskaart opdreven. Deze laat nu ook de combinatie van het gebruik van een leasefiets en een deelfiets toe.
Mobiliteitsvisie
In de zeer nabije toekomst wil Qteal meten wat de reële uitstoot van hun wagenpark is en deze verder drukken. Jan Van Lishout: “Het is heel erg uitkijken met clichés: een auto met 150 g/km CO2 wordt bestempeld als de niet langer te tolereren vervuiler, maar als deze slechts 10.000 km/jaar rijdt is hij niet vervuilender dan een PHEV die 50 g/km uitstoot maar wel 30.000 km per jaar afmaalt. Met Qteal staan we voor authenticiteit, waar het echt om gaat, en daarom zullen we de uitstoot van het totale wagenparkgebruik verlagen gebaseerd op het werkelijke verbruik van de fossiele brandstoffen”.
“Onze ingenieurs zitten allen in een ‘certified’-sfeer” gaat Jan Van Lishout verder. “We willen dat doortrekken naar veiligheid op het vlak van mobiliteit met ‘certified’-rijden, het volgen van opleiding aan een autobeheersingsschool, wat tevens een prima team building event is”.
De winst die Qteal als bedrijf maakt, wordt verdeeld volgens een vaste sleutel, waarvan 20% naar de medewerkers gaat en 60% interne investeringen in projecten. Momenteel loopt er een investeringsvoorstel voor CO2-compensatie via de aanleg van groendaken.
Jan Van Lishout besluit: “We hebben geen KPI’s op winst, wel op happiness bij klant en medewerkers”.
