En raison de la pénurie générale de main-d’oeuvre et du degré élevé de service et de spécialisation, de nombreuses entreprises doivent tout mettre en oeuvre pour être et rester compétitives dans leur segment de marché avec les ressources et le capital humain disponibles. Ils choisissent donc de se concentrer sur leur coeur de métier et d’externaliser leurs tâches non essentielles.

Inconnues mais matures

Pour la stratégie et la gestion de leur flotte, par exemple, ils font appel à un Fleet Manager. En Belgique, il existe quatre à cinq grands acteurs au service des multinationales et des grandes organisations, avec un grand nombre de petites sociétés de services qui se concentrent sur le marché des PME. Cela signifie que ce marché de niche est pratiquement inconnu du grand public. Dans le secteur des sociétés de services de gestion de flotte (FMS, pour Fleet Management Services), l’activité est dite mature.

Décharger l’entreprise

Que font ces FMS et quelle est leur valeur ajoutée ? «Notre principale tâche est de soulager nos clients », dit Magali Vandenkerkhove de Fleet Logistics à Vilvorde. « Nous gérons leur flotte de A à Z. Pour qu’ils puissent se concentrer sur leurs tâches principales. Il arrive souvent que le département des RH se charge de la stratégie et de la gestion de la flotte, bien que l’expertise sur ce sujet complexe ne soit pas toujours disponible en interne. Par exemple, en externalisant la politique automobile, les questions fiscales, le processus d’achat, l’administration, l’entretien et les réparations de la flotte à un Fleet Manager, les clients peuvent se concentrer à 100% sur leur activité principale. Cette externalisation leur apporte des solutions toutes faites et leur fait gagner du temps et de l’argent ».

La gamme de services des FMS est vaste et diversifiée. Nous distinguons trois grandes catégories : la stratégie, la gestion opérationnelle et le conseil.

Sur le plan stratégique, le Fleet Manager conseillera le client de manière objective sur la politique automobile au sein de l’entreprise, l’achat de nouveaux véhicules et le contrat de leasing approprié. « Dans le cadre de cette stratégie, on accorde également beaucoup d’attention au budget disponible, aux conditions de travail des employés, à la performance des véhicules, aux modes de transport alternatifs et à l’écueil fiscal complexe et en constante évolution qui entoure les véhicules commerciaux », déclare Bart De Hoog, directeur général de Dragintra Fleet Services à Kapellen.

Stratégie/opérations/consultance

Une fois la stratégie élaborée, le gestionnaire de flotte se lance sur la partie opérationnelle de la mission. Il s’agit de l’élaboration et l’actualisation de la politique automobile, l’intégration des processus de flotte chez le client, le benchmarking des sociétés de leasing, le processus d’achat, le suivi de la facturation, l’entretien et les réparations, la gestion des dommages et la formation du personnel à l’utilisation des véhicules et à la conduite durable et économe en énergie. Vous aviez l’habitude d’avoir une personne pour toutes ces tâches, mais ce temps est définitivement résolu.

Chacun de ces domaines est une expertise à part entière. Dans le cadre opérationnel général de la gestion de flotte, les chargés de relations clients, les gestionnaires de comptes, les contrôleurs de coûts et les spécialistes des commandes, entre autres, sont actifs. Ces dernières années, les consultants ont également été plus souvent sollicités pour des missions temporaires de trois, six ou douze mois dans des entreprises et organisations.

“A partir de 100 véhicules”

Les quelques grands acteurs du marché indiquent que, pour des raisons de rentabilité et d’automatisation, entre autres, ils se concentrent sur des parcs de 100 véhicules ou plus. « Avec un nombre plus petit de véhicules, la rentabilité ne sera pas au rendez-vous. En outre, nous constatons que les petites entreprises ont tendance à moins travailler avec des processus automatisés, ce qui entraîne une perte d’efficacité considérable et donc une augmentation des coûts », déclare Bart De Hoog. Les FMS qui se concentrent sur le marché des PME travailleront donc avec moins de véhicules.

Indépendance

Selon leurs propres dires, les FMS sont indépendantes des sociétés de leasing et des constructeurs automobiles. « C’est exact. Nous adoptons une position neutre. Dans ce sens, nous conseillons à nos clients de faire réaliser un benchmark entre les différentes sociétés de leasing. 

Certaines de ces entreprises visent des prix compétitifs mais offrent un service un peu moins important, d’autres offrent un meilleur service mais cela peut avoir des conséquences sur la tarification. En ce sens, il est important de connaître les besoins et les souhaits du client », explique Magali Vandenkerkhove.

Reportings et KPI’s

Mesurer, c’est savoir. Les clients des FMS peuvent donc compter sur les rapports. Chaque mois, les clients reçoivent un rapport complet et détaillé sur les travaux effectués chez le client et les frais encourus. Cette approche offre au client la possibilité d’optimiser la flotte en fonction de l’utilisation et d’affiner encore les budgets en fonction des besoins.

Les FMS travaillent avec des indicateurs clés de performance (KPI), mais ceux-ci diffèrent d’un client à l’autre. Il n’y a pas de règles générales à cet égard.

Combien ça coûte?

Combien coûte l’externalisation de votre gestion de flotte d’entreprise ? Un peu d’argent certes. Habituellement, les FMS facturent des frais fixes par véhicule et par an. Mais il peut aussi y avoir des différences entre les petits et les grands clients. Une bonne relation avec votre interlocuteur au sein de la société en question fait toujours des merveilles pour ce pourcentage de réduction supplémentaire ou ce petit plus dans les services.