“L’employeur est libre d’instaurer ou pas un budget mobilité pour ses travailleurs et en choisit les ingrédients”, explique Michel Willems, fiscaliste automobile chez Mobilitas.” De même, le travailleur a le loisir d’accepter ou de refuser le budget mobilité proposé et de poursuivre avec sa voiture de société comme précédemment.”

Le calcul s’effectue à l’aide du TCO-2*payé par l’employeur en contrepartie du véhicule échangé. Le TCO-2 inclut tous les frais liés à la mise à disposition de la voiture, y compris les indemnités éventuelles pour les frais de carwash et de parking. Lorsque l’employeur est propriétaire du véhicule, le coût de financement est remplacé par un amortissement annuel de 20%. 

Michel Willems (Mobilitas)

“L’entreprise qui souhaite instaurer le budget mobilité doit, en même temps que le calcul du budget, le communiquer aux travailleurs, même s’ils ne bénéficient pas d’une voiture de société”, souligne Michel Willems. Kathleen Veugelen, legal consultant SD Worx, conseille de constituer une liste référence renseignant le TCO-2 par véhicule et par catégorie de fonction.

L’employeur doit tenir à jour un calcul individuel du budget mobilité par travailleur, un exercice très chronophage. Chacun des trois piliers du budget mobilité ressortit à un régime fiscal particulier, à la fois pour l’employeur et le travailleur. 

Une voiture écologiquement responsable 

Le budget mobilité repose sur trois piliers. Premier pilier: un véhicule écologiquement responsable. Ce véhicule sera100% électrique ou équipé d’un moteur thermique émettant maximum 105 g/km s’il a été commandé en 2019. À partir de 2020, la limite de CO2 a été fixée à 100 g/km pour encore baisser à 95 g/km en 2021. En outre, les voitures immatriculées en 2020 doivent satisfaire à la norme Euro 6d TEMP; et à partir de 2021, à Euro 6d full.  

Les hybrides rechargeables doivent afficher une capacité de batterie de minimum 0,5 kWh par 100 kg de poids, mais ne sont pas soumises à une limite de rejets de 50 g/km de CO2, comme c’est par contre le cas pour la déductibilité fiscale en dehors du budget mobilité.

Une composition hétéroclite 

Le deuxième pilier est une composition hétéroclite de transport public, partagé et collectif avec, en plus, la possibilité d’obtenir une intervention dans les frais de logement pour autant que le travailleur habite dans un rayon de 5 km de son lieu de travail. 

Dans le deuxième pilier, tous les types de vélos entrent en considération – et donc aussi les e-bikes et high speed bikes – , ainsi que les motocyclettes (vitesse < 45 km/h ou 100% électriques), et les cyclomoteurs électriques. 

Toutes les formules de transport en commun sont acceptées dans le deuxième pilier ; abonnements pour autant qu’ils soient nominatifs, bus fluviaux, tickets individuels (même non nominatifs) ou les tickets achetés à l’étranger comme Thalys et Eurostar. 

Par transport collectif organisé, on entend les taxis et les autres services de location avec chauffeur. À cela il faut ajouter le transport partagé ou la location de voitures sans chauffeur, et cela pendant une période de maximum 30 jours calendaires par an. 

Impact sur la politique RH 

“Un accord sur le budget mobilité a valeur de convention entre l’employeur et le travailleur”, souligne Kathleen Veugelen, SD Worx. “Le budget est attribué sur base annuelle et géré par l’employeur, qui, à la fin de l’année calendaire, calcule le solde en cash à rembourser. Le travailleur doit, à tout moment, pouvoir être informé sur le montant de départ et les dépenses réalisées.” Il est aussi possible de sous-traiter à un secrétariat social, par exemple. 

Le deuxième pilier prévoit que soit l’employeur prend en charge les achats, soit le travailleur préfinance et se fait rembourser à l’aide des preuves d’achat. Enfin, un panaché des deux formules est aussi autorisé. Le déménagement éventuel de l’entreprise vers un lieu plus éloigné pour les travailleurs n’impacte pas le budget mobilité fixé préalablement. 

En cas de rupture du contrat de travail, le budget mobilité sera pris en considération. Si le travailleur a surconsommé, le dépassement du budget mobilité peut être compensé via une ponction sur le pécule de vacances ou directement remboursé par le travailleur.

(*) TCO-2 n’est autre que le reflet des frais bruts annuels portés par l’employeur, y compris les charges fiscales et parafiscales et les frais y afférents dans le cadre de la politique des voitures de société, comme les frais de financement, de carburant, la cotisation de solidarité due et les frais non admis.

Exemple de calcul budget mobilité

  Prix de revient
TCO-2voiture premium-catégorie moyenne haute 13.729,00 euros / an
Full coût leasing VW Golf Pilier 16323,00 euros / an
Budget mobilité restant 7.406,00 euros / an
Coût leasing vélo électriquePilier 2960,00 euros / an
Indemnité vélo 8 km à 0,23 euro / km x 2 x 20  x 12 833,20 euros / an
Brut restant à payer en cashPilier35.612,80 euros / an
Cotisations ONSS employeur et travailleur (38,07%)  2.136,79 euros / an
Cash à affecter librement 3.476,01 euros / an
Cash exonéré d’impôt de l’indemnité vélo 833,20 euros / an
Cash total à utiliser librement 4.309,21 euros / an
  359,10 euros / mois

Le TCM en questions lors de notre fleet dating

Le Total Cost of Mobility était au coeur de notre session du fleet dating d’avril dernier. Une séance qui a remporté un franc succès auprès des gestionnaires de flotte et qui a une fois de plus, prouvé que le sujet de la mobilité fait partie de leurs priorités pour les années à venir. Mais surtout qu’il est très complexe de mettre en place une politique de mobilité au sein des entreprises. 
Outre la présentation de Michel Willems et de SD Worx dont vous pouvez retrouver les grandes lignes ci-dessus, ce fleet dating special TCM était aussi l’occasion de donner la parole à des gestionnaires de flotte qui ont osé mettre en place une politique de mobilité : Pierre Vandamme pour la société L’Oréal et Peter Van de Velde pour KMPG. 
VAB et Cyclis, nos partenaires pour cette session ont également pu éclairer les gestionnaires de flotte présents sur la façon de calculer les coûts liés à la mobilité au sein de leur entreprise ou simplement de proposer des alternatives de mobilité à la voiture individuelle. Cyclis propose en effet des vélos en leasing pour le B2B via des concessionnaires répartis un peu partout en Belgique. Cette formule de leasing tout compris est disponible pour une très large gamme de vélos de tous types et offre également un support et un accompagnement pour l’employeur. 

Dewa Sport proposait aussi quelques uns de ses vélos à l’essai