Je vlootbeheer uitbesteden: Waarom, wanneer, en welke voordelen biedt het?
Consultancy & Fleet Management
Door de algemene arbeidskrapte en de hoge graad van dienstverlening en specialisatie moeten heel wat bedrijven alle zeilen bijzetten om met de beschikbare middelen en menselijke kapitaal competitief te zijn en te blijven in hun marktsegment. Ze opteren er dan ook voor zich te concentreren op hun core business en hun niet-kerntaken uit te besteden.
Onbekend maar matuur
Voor de strategie en het beheer van hun wagenpark, bijvoorbeeld, doen ze een beroep op een Fleet Manager. In België zijn vier tot vijf grote spelers actief die de multinationals en grote organisaties bedienen, een rist kleinere servicebedrijven richt zich op de KMO-markt. En daarmee is deze bij het grote publiek zo goed als onbekende nichemarkt bezet. Binnen de sector van de fleet management services bedrijven (FMSB) heet de business matuur te zijn.
Ontzorgen
Wat doen die FMSB en wat is hun toegevoegde waarde? “Onze grote opdracht is de klanten te ontzorgen”, vertelt Magali Vandenkerkhove van Fleet Logistics uit Vilvoorde. “We doen hun vlootbeheer van A tot Z. Zodat ze kunnen inzetten op hun kerntaken. Vaak gebeurt het dat de HR-afdeling de strategie en het beheer van het wagenpark erbij neemt ondanks dat intern de expertise rond deze complexe materie niet altijd voorhanden is. Door bijvoorbeeld de car policy, de vragen rond fiscaliteit, het aankoopproces, de administratie, het onderhoud en de herstellingen van de vloot uit te besteden aan een Fleet Manager kunnen klanten zich 100% concentreren op hun core business. Deze outsourcing levert hen pasklare oplossingen op en bespaart hen tijd en kosten.”
Het pakket aan diensten van FMSB is uitgebreid en divers. We onderscheiden drie grote categorieën: strategie, operationeel management en consultancy.
Op strategisch vlak zal de Fleet Manager de klant op een objectieve manier adviseren over de car policy binnen de onderneming, de aankoop van nieuwe voertuigen en het gepaste leasingcontract. “Binnen die strategie is er ook veel aandacht voor het beschikbare budget, de arbeidsvoorwaarden van de werknemers, de prestaties van de voertuigen, alternatieve vervoersmodi en het complexe en steeds wijzigende fiscale luik rond bedrijfsvoertuigen”, vertelt General Manager Bart De Hoog van Dragintra Fleet Services uit Kapellen.
Strategie/operaties/consultants
Eens de strategie is uitgetekend, gaat de Fleet Manager aan de slag met het operationele luik van de opdracht. In dit domein denken we dan aan het opstellen en actualiseren van de car policy, de integratie van fleet processen bij de klant, het benchmarken van de leasingbedrijven, het doorlopen van het aankoopproces, de opvolging van de facturatie, het onderhoud en de herstellingen, het schadebeheer en de opleiding van het personeel rond het gebruik van de voertuigen en het duurzaam en energiebewust rijden. Vroeger had je één persoon voor al deze taken maar die tijd is definitief voorbij. Elk van die domeinen is een expertise op zich.
Binnen het ruime operationele kader van het vlootbeheer zijn onder andere customer relations officers, accountmanagers, cost controllers en orderspecialisten actief. De afgelopen jaren wordt ook vaker een beroep gedaan op consultants voor tijdelijke opdrachten van drie, zes of twaalf maanden bij de bedrijven en organisaties.
“Vanaf 100 voertuigen”
De enkele grote spelers binnen de markt geven aan dat ze zich omwille van onder andere rendabiliteit en automatisatie richten op vloten vanaf 100 voertuigen. “Bij een kleiner aantal wagens haal je de gemaakte kosten er niet uit. Bovendien stellen we vast dat kleinere bedrijven doorgaans minder werken met geautomatiseerde processen, waardoor er heel wat efficiëntie verloren gaat, en dus de kosten verhogen”, zegt De Hoog. FMSB die zich op de KMO-markt richten, zullen aan de slag gaan met minder voertuigen.
Onafhankelijk
Afhankelijk van leasingmaatschappijen en autoconstructeurs zijn FMSB naar eigen zeggen niet. “Dat is correct. We stellen ons neutraal op. In die zin adviseren we onze klanten dan ook een benchmark te laten uitvoeren tussen de verschillende leasingmaatschappijen.
Sommige van die bedrijven zetten in op scherpe prijzen maar bieden een iets mindere service, anderen bieden dan weer een betere service maar dat heeft dan mogelijk weer gevolgen voor de prijszetting. In die zin is het belangrijk te weten wat de noden en wensen van de klant zijn”, vertelt Magali Vandenkerkhove hierover.
Rapportering en KPI’s
Meten is weten. En dus kunnen klanten van FMSB rekenen op rapportering. Maandelijks krijgen afnemers een uitgebreid en gedetailleerd rapport over de werkzaamheden bij de klant en de gemaakte kosten. Deze aanpak biedt de klant de kans het wagenpark te optimaliseren in functie van het gebruik en de budgetten nog beter af te stemmen op de noden.
FMSB werken met Key Performance Indicatoren (KPI’s) maar die verschillen van klant tot klant. Algemene regels ter zake zijn er niet.
Koken kost geld
Wat kost de outsourcing van je bedrijfsvloot? Koken kost geld. Doorgaans rekenen FMSB een vaste fee aan per voertuig per jaar. Maar ook daar kunnen er verschillen zijn tussen kleinere en grotere klanten. Een goede relatie met je contact binnen het bewuste bedrijf doet ook nog altijd wonderen voor dat extra procentje korting of die extra mile in de service.
