Ere wie ere toekomt: we hebben veel inspiratie gehaald uit de input van Bartje van Gastel (TCOFLEET.be) en Blaise Kikwaki (Fleet Contacts) bij het schrijven van deze geheugensteun voor bedrijven die niet de nodige tijd of vaardigheden in huis hebben om hun dienstwagens op efficiënte wijze te beheren.

 

Auto’s, ja, maar niet alleen dat…

Een paar jaar geleden schreef men een car policy door de functieniveaus te bepalen, vervolgens een lijst met meerdere modellen in een document te gieten en tot slot heel beknopt te omschrijven hoe ze moesten worden gebruikt. Uiteraard is het evident dat deze modellen moesten voldoen aan verschillende criteria die in de ogen van de onderneming essentieel waren (kostprijs, milieuvriendelijkheid, merkimago, veiligheid enzovoort), maar heel diep moesten bedrijven niet gaan om een coherent reglement op te stellen.

Vandaag zien de zaken er heel anders uit. De verwoede jacht op de uitstoot van broeikasgassen zet onze overheden ertoe aan om wetten te schrijven in het voordeel van wagens met een lage of zelfs geen uitstoot. In 2026 zullen enkel nog modellen met een ‘nuluitstoot’ in aanmerking komen voor een fiscale aftrekbaarheid. Daar moet uiteraard rekening mee worden gehouden bij het schrijven van de car policy.

Een ander criterium waar elk bedrijf vandaag rekening mee moet houden bij het opstellen van een reglement: alternatieve mobiliteit. Niet alle werknemers willen tegenwoordig absoluut een auto in hun salarispakket. De jongere generatie zou zelfs gevoeliger zijn voor een budget waarmee ze veel vrijer hun eigen mobiliteitsnoden kunnen invullen. Deze optie is in vele ondernemingen al ingevoerd in het kader van een ‘cafetariaplan’ en geniet vandaag een eigen wettelijk kader dat de naam “mobiliteitsbudget” heeft gekregen. Het is goed om weten dat zo’n mobiliteitsbudget ook kan worden ingevoerd zonder een auto in het pakket.

 

Nadenken over het DNA

Wanneer een reglement rond mobiliteit wordt geschreven, is het belangrijk om te kijken naar het DNA dat binnen de muren van het bedrijf circuleert. Welke bedrijfswaarden wil men in de verf zetten? Vormt het milieu een prioriteit? Is alternatieve mobiliteit een haalbare kaart gezien de locatie van de onderneming? Is telewerken toegelaten? Is er een mogelijkheid om laadpalen te plaatsen voor een groenere vloot? Allemaal vragen die u zich moet stellen voor u richtlijnen op papier gaat zetten die als kader voor de mobiliteit moeten gaan dienen.

Ook het DNA van de medewerkers mag niet uit het oog worden verloren. Gelukkige werknemers zijn namelijk de beste ambassadeurs voor de mobiliteitsoplossingen die het bedrijf aanbiedt. Hebben ze de mogelijkheid om thuis een laadpunt te installeren? Maakt hun thuissituatie verplaatsingen met het openbaar vervoer mogelijk? Is er interesse voor een alternatieve en duurzame mobiliteit?

Dit zijn dus in een overzicht de grote principes waarover moet worden nagedacht om een echte filosofie te vinden voor de car policy die het bedrijf zal voeren. Eens de richting is bepaald, vindt u in het kader hieronder verschillende praktische en essentiële elementen waar rekening mee moet worden gehouden, die moeten worden geanalyseerd en die vervolgens moeten worden ingevoerd als ze steek houden voor het bedrijf en zijn werknemers.

 

Tips & Tricks

  • De car policy moet tegelijk de werkgever en de werknemer beschermen;
  • Ze moet met een handtekening worden aanvaard door beide partijen;
  • Ze moet worden goedgekeurd door de verschillende betrokken departementen van het bedrijf (HR, Finance, Aankoop, Facility management enzovoort);
  • Een aantal essentiële zaken om op te nemen:
    • Aanbieden van een betaalkaart voor brandstof/elektriciteit/mobiliteit
    • Professioneel en privaat gebruik
    • Bepalen van de categorieën
    • Regels bij vertrek of afwezigheid
    • Beheer van schade en boetes
    • Teruggeefprocedure voor einde van het contract
    • Enzovoort
  • Financieringsmethode:
    • Aankopen of geld lenen
    • Financiële leasing
    • Financiële renting
    • Operationele leasing / langetermijnleasing
  • Bepalen van voertuigbudgetten
    • Niet op basis van aankoopprijs of maandelijkse huurprijs, wel op basis van een TCO die rekening houdt met het fiscale luik
  • De car policy moet evolueren en dus regelmatig worden herzien om nieuwe opties te integreren
  • Er moet een opvolgingsprocedure voor de fleet worden bepaald
    • Via interne of externe hulpmiddelen