Mise à jour du budget de mobilité

Kathleen Veugelen, legal consultant SD Worx, a présenté une mise à jour du budget de mobilité qui est entré en vigueur le 1er mars 2019. 

Le budget de mobilité ne doit pas être confondu avec l’allocation de mobilité qui a été fixée par la loi le 7 mai 2018. L’allocation de mobilité est en fait le ‘cash for cars’ qui consiste en l’échange de sa voiture de société contre un montant financier qui est déterminé sur base de la valeur catalogue du véhicule échangé. La formule ‘cash for cars’ n’a pas franchement rencontré le succès et disparaîtra donc à la fin de cette année.

Contrairement au règlement ‘cash for cars’, la voiture fait toujours bien partie du budget de mobilité. Ce budget est calculé sur base du TCO pour l’employeur. Cela signifie que tous les coûts que l’employeur prend à sa charge sont pris en compte, soit également la TVA non récupérable, l’impôt des sociétés… Le budget de mobilité est déterminé sur base annuelle et se distingue en trois piliers, dont le premier propose d’opter pour une voiture respectueuse de l’environnement. Cette année, le taux de CO2 maximum peut aller jusqu’à 100 g/km (NEDC corrélée) ; pour 2021 il diminue à 95 g/km (WLTP). Cela pousse forcément le choix des conducteurs vers un EV ou un PHEV. Le traitement fiscal du premier pilier ne diffère pas de celui d’une voiture de société classique. 

Le second pilier est prévu pour la mobilité durable (achat ou leasing de vélo, transports en commun, etc.), mais aussi pour le logement (location d’une habitation) pour celui qui habite à moins de 5 km de son lieu de travail. Enfin, le troisième pilier est le solde qui reste éventuellement à la fin de l’année. Ce solde est versé en espèces et est exonéré d’impôts, mais soumis à une cotisation ONSS de 38,07€. Le solde est payable annuellement, mais n’est pas transférable.

Le budget de mobilité laisse une marge de manœuvre

La condition pour implémenter un budget de mobilité est que l’employeur propose la mise à disposition de voitures de société depuis au moins 36 mois selon le poste occupé, et que l’employé en dispose depuis au moins 12 mois, dont 3 sans interruption. Les entreprises qui se lancent doivent respecter un délai de 3 mois avant de pouvoir intégrer le budget de mobilité. Les voitures financées par l’employé par le biais d’une réduction de leur salaire brut ne donnent pas droit au budget de mobilité. 

Un élément important est la liberté dont dispose l’employeur d’offrir ou non, à ses employés, la possibilité d’opter pour le budget de mobilité et les options qu’il peut intégrer dans les piliers 1 et 2. Par exemple, l’employeur peut rendre le pilier 1 (voiture) obligatoire pour ses employés dont le travail l’exige. Les employés sont, de leur côté, libres d’adhérer ou non au budget de mobilité proposé. Chaque pilier tombe sous le coup d’un traitement fiscal et social différent.

Le TCO qui détermine finalement le budget de mobilité peut être calculé individuellement pour chaque employé, ou – plus généralement – calculé sur la base du nombre moyen de kilomètres parcourus par an par l’ensemble des salariés d’une même catégorie professionnelle.

L’introduction du budget de mobilité se fera plus volontiers via une mobility-policy. Tous les travailleurs doivent en être informés par un courrier un ou e-mail. C’est aussi d’une de ses façons que l’employé fera savoir sa volonté d’adhérer au budget de mobilité. L’employeur calcule et communique le budget de mobilité par courrier ou e-mail. Dès que l’employeur et l’employé ont pris une décision, celle-ci est fixée dans un accord entre les deux parties. Cela peut prendre la forme d’un addenda au contrat de travail.

Gestion du budget de mobilité

Au sein des PME ayant un nombre limité de collaborateurs, la gestion du budget de mobilité peut facilement se faire en interne via, par exemple, un fichier Excel. Pour les grandes structures, on préférera une gestion automatisée, à laquelle les secrétariats sociaux répondent en proposant des outils numériques qui s’intègrent également au pay-roll de l’entreprise. 

Dans le cadre juridique entourant le budget de la mobilité, il existe également des nuances intéressantes. Par exemple, un vélo loué doit être utilisé au moins partiellement pour les déplacements domicile-travail. Cela ne s’applique pas à un vélo acheté à titre privé dans le pilier 2, qui peut même être un vélo pour enfants.

Le budget de mobilité connaît surtout le succès auprès des entreprises où on compte déjà un grand nombre d’EV et de PHEV, ce qui rend le TCO et le budget de mobilité élevés. Cela permet de disposer d’un budget auto attrayant et de conserver des réserves pour les options des piliers 2 et 3. 

Celui qui parcourt beaucoup de kilomètres à titre professionnel aura du mal à passer au budget de la mobilité, car le TCO de la voiture de société laisse peu de marge de manœuvre au choix de la voiture dans le premier pilier et certainement aucune réserve pour les deuxième et troisième piliers.

Outre l’introduction du budget de mobilité conformément à la législation fédérale, il est également possible d’adapter la formule à l’entreprise et à ses employés grâce au ‘plan cafétéria’.

Les architectes de la mobilité déterminent la solution optimale de mobilité multimodale

Bert Van Rossem, partenaire Via Mobile, a présenté le concept ‘d’architecte de mobilité’. Celui-ci met le focus sur la mobilité multimodale et fournit un travail sur mesure pour tous les collaborateurs de l’entreprise et leurs déplacements. Cela va des trajets domicile-travail aux déplacements professionnels, mais aussi privés. L’essence du concept repose sur l’indépendance et une vision holistique de la mobilité. L’équipe de Bert Van Rossem se compose de collaborateurs expérimentés qui ne font pas que conseiller, mais supervisent aussi la gestion du changement et développent leurs propres modèles innovants.

Les architectes de mobilité partent toujours d’enquêtes de mobilité. La mobilité est une donnée très complexe avec des besoins et des attentes très spécifiques. Ainsi, il semble que moins de 1 employé sur 5 veut renoncer à leur voiture, mais 33% des travailleurs laissent leur employeur décider de leur choix de mobilité plus respectueux de l’environnement.

L’analyse fleet et/ou mobility mène à un conseil fleet et/ou mobility, l’implémentation et le suivi. Le but est toujours d’évoluer d’une monomobilité (voiture seule) à une mobilité multimodale. Cette évolution est déclenchée par des phénomènes tels que l’avancée de Tesla, l’épidémie de Coronavirus aux conséquences dramatiques sur l’environnement de travail, les protestations des mouvements écologistes et des militants du climat.

Pour Bert Van Rossem, le souci de l’environnement et le profit économique ne sont pas nécessairement diamétralement opposés. « La mobilité va devenir un centre de profit », dit-il convaincu. « En tant qu’architectes de la mobilité, nous déterminons les besoins en mobilité des utilisateurs sur base d’enquêtes à partir desquelles nous élaborons un plan d’action que nous réalisons via un plan de mobilité. Nous partons de la conviction que le salarié lui-même est le spécialiste le plus approprié pour sa propre mobilité. »

La détermination d’un budget de mobilité sur base du TCO de la voiture de société fournie est considérée comme trop stricte par de nombreux employeurs. En tant qu’alternative au budget de mobilité selon la législation fédérale, il y a davantage d’enthousiasme pour un travail sur mesure, fixé dans un plan de mobilité qui met le focus sur la satisfaction maximale des employés. 

À partir des enquêtes sur la mobilité qui comprennent trois catégories de déplacements – professionnels, domicile/travail, privés – on analyse, pour chaque catégorie, si le déplacement peut être évité ou réduit, si des alternatives sont possibles, et comment l’impact environnemental de la voiture peut être réduit.

« Il y a toujours une réticence au changement. C’est pourquoi il est nécessaire d’enthousiasmer et de prévoir des incentives », ajoute Bert Van Rossem. « La car-policy devient une mobility policy. On cherche des combinaisons avec les transports en commun. Et le vélo est aussi essentiel dans le développement d’une mobility-policy. Le télétravail et l’usage de bureaux partagés doivent également être pris en compte. »

Carte de mobilité et budget de mobilité, le duo gagnant

Alain Allyn a présenté la carte Modalizy, dédiée à la smart mobility. La carte est développée comme un outil pour la gestion du budget de mobilité, tant pour l’employeur que pour l’employé. Modalizy joue sur toutes les facettes du pilier 2 du budget de mobilité avec plus de 250 services de mobilité accessibles dans toute l’Europe. Elle facilite aussi la détermination du solde restant du pilier 3. La carte évite la collecte des quittances, factures et autres preuves pour la comptabilité, leur traitement et les délais entre les dépenses engagées et leur remboursement. L’intégration du système de gestion dans l’administration des salaires des entreprises n’est pas non plus sans importance.

Tant l’employeur que l’employé gardent le contrôle et disposent d’une vue d’ensemble du budget et des dépenses alloués à la mobilité via un portail web.

L’employeur a la possibilité de régler des paramètres par utilisateur et peut donc lui donner accès à certaines options ou non. Une application mobile permet à l’employé d’utiliser encore plus facilement les options de mobilité qui lui sont attribuées, mais aussi de garder une vue d’ensemble du budget de mobilité déjà dépensé.

Des employés satisfaits sont plus productifs

Jan Van Lishout

Jan Van Lishout, fondateur de Qteal nv, remportait le ‘Fleet Mobility Award 2019’ pour sa vision et son approche exceptionnelles de la mobilité, axées sur la satisfaction des employés. « Le succès est déterminé par de bonnes personnes travaillant dans un bon système, en bref, par des employés satisfaits », expose Jan Van Lishout, convaincu.  

Non seulement les employés de Qteal déterminent leur propre salaire pour l’année à venir, mais ils ont également élaboré eux-mêmes un plan de mobilité basé sur les besoins de l’entreprise et de chaque individu. Un plan comprenant un budget de mobilité et des incitations pour être plus économe avec le budget (plus de solde résiduel) et pour limiter et rendre les déplacements plus écologiques.

Pour chaque employé, il existe un “Total Package Cost” (TPC), c’est-à-dire un montant en euros qui couvre tous les coûts liés à l’emploi et à l’exécution de sa fonction. Il comprend un budget de mobilité, mais pas forcément une voiture, comme c’est le cas en général dans le secteur ICT. Le budget de mobilité comprend les trajets domicile-travail, les déplacements professionnels, les déplacements exceptionnels et pendant les temps libres. 

Jan Van Lishout : « Comme le budget de mobilité appartient à l’employé qui le gère comme il l’entend, il est dans l’intérêt de l’employé de se ravitailler en carburant à moindre coût, de parcourir moins de kilomètres en voiture… ce qui augmente le solde résiduel. Nous constatons, entre autres, que le co-voiturage se fait de façon spontanée. »

Parc auto hybride

Tous les besoins de mobilité de tous les travailleurs ont été identifiés afin de déterminer le dénominateur commun qui constitue la base pour choisir les options de mobilité. Une flotte hybride a été créée, un ensemble de voitures différentes couvrant les besoins de tous les déplacements. « Nous disposons même de 30% de voitures en plus que le nombre de collaborateurs, mais elles parcourent donc moins de kilomètres », étonne Jan Van Lishout. « Il s’agit d’un système concret de location interne dont les coûts de fonctionnement réels sont imputés au budget de mobilité dans le cadre du “Total Package Cost. » En d’autres termes, ce n’est que lorsqu’ils utilisent une voiture que le coût de l’utilisation de cette voiture spécifique est inclus dans leur budget de mobilité. Toutes nos voitures ne sont pas équipées d’une attache-remorque, qui n’est vraiment nécessaire que quelques jours par an tout au plus. Les employés choisissent toujours parmi les voitures de pool le véhicule le mieux adapté au trajet à effectuer. Pendant les vacances, cela peut être, par exemple, un MPV, ou à un autre moment un VE ou un PHEV. »

Toutes les voitures sont équipées uniformément selon le branding de la société (carrosserie noire, jantes noires…), ce qui facilite également le changement de voiture. Le système de location propre à l’entreprise reflète l’une des valeurs de Qteal : la “propriété”. Partager des voitures entre elles stimule la transmission de celles-ci en bon état (propre…).

Choix politiques

Il n’a pas été simple d’organiser cette approche particulière de la mobilité au sein de Qteal. Ainsi, une carte carburant est souvent couplée à une voiture, tandis que Qteal préfère faciliter la mobilité de ses employés, indépendamment de la voiture. Et cela se fait via une carte de mobilité. 

Pour Jan Van Lishout, il est également important que les choix de mobilité soient conformes au positionnement de l’entreprise dans le triangle qualité/intimité avec le client – efficacité opérationnelle – innovation. Enfin, il souligne que la politique de mobilité doit être uniforme pour tous au sein de l’organisation, c’est-à-dire sans extras pour le management et sans limitations pour les autres.