SHELL – JLR – FevMars2019

VINCI Energies Belgium: uiterst positief effect van track & trace

Met 1.200 voertuigen in het wagenpark is het fleetbeheer van de groep VINCI Energies Belgi-um geen sinecure. Om het beheer van de 400 bedrijfsvoertuigen te vereenvoudigen en te be-wijzen dat deze enkel voor professionele doeleinden worden gebruikt, heeft de onderneming een Track & Trace-systeem geïmplementeerd dat na vijf jaar gebruik een uiterst positief ef-fect blijkt te hebben. Wij hadden een gesprek met Magali De Naeyer, Fleetbeheerder van Ce-gelec, een van de entiteiten van VINCI Energies Belgium.

VINCI Energies Belgium telt 39 business units, verspreid over zeven vestigingen in België. Elk van die zeven vestigingen beheert haar eigen wagenpark. “Maar we proberen de manier van werken tussen de verschillende units wel te harmoniseren”, vertelt Magali De Naeyer. Zo werken ze allemaal met operationele leasing, op uitzondering van Hooyberghs, de jongste aanwinst van de groep (overgenomen in 2014), dat zijn voertuigen zelf aankoopt. “Maar zodra een wagen moet worden vervangen, stappen we ook daarvoor over op leasing.”

Wat de wagens betreft, mogen de bestuurders een bepaald budget besteden aan een wagen uit een lijst van modellen die varieert naargelang hun hiërarchische niveau en de CO2-uitstoot. En dat die bestuurders verwend worden, mag duidelijk zijn volgens de Fleetbeheerder: “We hebben de keuze uitgebreid naar alle merken, behalve Japanse. Het gamma is dus erg breed.” Toch legt de carpolicy ook beperkingen op: cabriolets en SUV’s zijn bijvoorbeeld uit den boze.

 Vinci Energies Belgium-1Magali De Naeyer is Fleet Manager bij Cegelec, een van de entiteiten van VINCI Energies Belgium.

Bedrijfsvoertuigen: contracten om de drie jaar herbekeken

Voor de bedrijfsvoertuigen ligt dat enigszins anders. Daar legt de onderneming wel een merk en model op: “We onderhandelen om de drie jaar nieuwe contracten met de constructeurs. Ook analyseren we elk voertuig aan het einde van het contract om na te gaan of het wel degelijk moet worden vervangen. Sommige bedrijfsvoertuigen kunnen na het contract nog gerust een of twee jaar mee. In dat geval wordt het contract gewoon verlengd. We gaan ook na of het werk eventueel met een kleiner model kan worden uitgevoerd. Kortom, alles wordt bepaald in functie van de behoeften van de onderneming en het personeel, om zo onnodige uitgaven te vermijden.”

Dat is ook de reden waarom VINCI Energies Belgium de verzekeringen uit zijn leasingcontracten heeft gelicht voor de entiteiten waar het wagenpark erg omvangrijk is. Zo worden alle parameters in aanmerking genomen om onaangename verrassingen op de weg te vermijden. “Alvorens een model toe te voegen aan onze lijst, bestuderen we diverse uitgavenposten, zoals de prijs voor de vervanging van een voorruit of koetswerkonderdeel. Sommige merken zijn twee maal zo duur als andere. Door de kosten te evalueren, kunnen we elk model op onderbouwde wijze toevoegen aan of weren uit onze carpolicy.

Behalve de verzekeringen werden ook de banden en vervangwagens uit de leasingcontracten gehaald. Over de driejarencontracten onderhandeld met de leasingmaatschappij zegt Magali De Naeyer: “Dat heeft ons aanzienlijke voordelen opgeleverd. Maar naast de prijs, weegt ook de servicekwaliteit door in de beslissing”.

« Wij zijn big brother niet »
Vinci Energies Belgium-5

Bij VINCI Energies Belgium legt men de nadruk op het feit dat de bedrijfsvoertuigen enkel voor professionele doeleinden mogen worden gebruikt. Zo kunnen we genieten van een vrijstelling voor de CO2-belasting. Maar dat louter professionele gebruik moeten we aan de fiscus kunnen bewijzen, anders wacht ons een gepeperde boete. Daartoe heeft de groep in 2010 de oplossing Suivo geïmplementeerd, die het mogelijk maakt om wagens vanop afstand te lokaliseren en deze gegevens te registreren in een informaticasysteem. In overleg met de vakbonden hebben we de toegang tot het programma beperkt tot een heel klein groepje van vertrouwenspersonen. Elke week maken we een lijst met anomalieën op, gevallen waarin de bedrijfsvoertuigen buiten de normale werkuren werden gebruikt. Die lijst wordt doorgegeven aan de directie van de betreffende onderneming, die het beroepskarakter van het gebruik moet bevestigen. Als blijkt dat het voertuig voor privédoeleinden werd ingezet, sturen we een brief naar de bestuurder om uitleg te vragen. Wanneer hij niet antwoordt, krijgt hij een herinnering en dan een aangetekende brief. Daarin wordt uitgelegd dat hij verantwoording moet afleggen aan de directie als dit nog eens gebeurt. Het is niet de bedoeling om bestuurders lastig te vallen of ze big brother-gewijs te volgen maar wel om hen inzicht te geven in de economische problemen voor de onderneming als deze regels niet worden nageleefd. De fiscus voert wel degelijk controles uit.

Na vijf jaar gebruik heeft het systeem een erg positieve balans opgeleverd. “Met Suivo kunnen we niet alleen de bewijzen verzamelen die we nodig hebben maar ook de verplaatsingen van onze teams optimaliseren. Dankzij dit programma kennen we steeds de laatste stopplaats van elk voertuig. Bij plotse pechsituaties kunnen we dus het dichtstbijzijnde team ter plaatse sturen.”

Beter nog: dankzij het systeem vonden we drie gestolen voertuigen terug, met het materiaal er nog in. “In elk van die gevallen kon ik de politie de exacte plaats doorgeven waar ze zich bevonden, zodat ze in minder dan twee uur werden teruggevonden. Dat is voor ons een aanzienlijke troef. We zijn namelijk onze eigen verzekeraar en een dergelijke diefstal is een dure zaak, zeker als je rekening houdt met de prijs van het voertuig en het materiaal dat erin zit.”

Vinci Energies Belgium-2
« Dankzij een Track & Trace-systeem konden we de ritten van onze werknemers optimaliseren en zelfs drie gestolen auto’s terugvinden. »
Magali De Naeyer, Fleet Manager

Alternatieve mobiliteit? Nog niet aan de orde

Met een wagenpark van 1.200 voertuigen is de auto het meest gebruikte vervoermiddel bij VINCI Energies Belgium. Impliceert dit dat de onderneming zich niet interesseert voor mobiliteit? Uiteraard wel, maar de ligging van de verschillende vestigingen (vaak in industrieparken) maakt het erg moeilijk om alternatieven te implementeren. “Met de trein of bus geraak je bijna niet op onze vestigingen”, betreurt de fleetbeheerder, die echter wel oren heeft naar een oplossing die leasingmaatschappij haar onlangs voorstelde. “Daarmee kan een bestuurder die recht heeft op een Opel Insignia bijvoorbeeld opteren voor een Astra en het resterende budget gebruiken om over een monovolume te beschikken tijdens de vakanties. Het idee biedt zeker voordelen en wordt binnenkort intern geanalyseerd, maar ik twijfel of de bestuurders erachter zullen staan (op enkele jongere werknemers na misschien). Algemeen gesproken, zijn onze werknemers erg gehecht aan hun wagen en het imago dat hij uitstraalt. De feiten liegen er niet om: wanneer werknemers de keuze krijgen tussen een Duitse berline in basisuitvoering en een Franse berline met meer uitrusting, kiezen ze vaak voor de Duitse wagen omdat die meer imago heeft …”

Ook het ecologische aspect speelt echter een rol. Hoewel alle voertuigen van VINCI Energies Belgium op diesel rijden, kan de onderneming prat gaan op een gemiddelde CO2-uitstoot van 125 g/km.

Vinci Energies Belgium-4
Het wagenpark van VINCI Energies Belgium heeft een gemiddelde CO2-uitstoot van 125 g/km.

 


VINCI Energies Belgium in het kort

VINCI Energies Belgium, een onderneming met wereldwijde vertakkingen, verenigt in België niet minder dan 39 business units voor een totaal van 2.000 werknemers, verdeeld over zeven vestigingen en haalt een jaarlijkse omzet van 320 miljoen euro. De groep, die bestaat uit de merken Axians, Actemium, Cegelec, Graniou, Hooyberghs, Omexom en Vinci Facilites, helpt publieke verenigingen en ondernemingen om hun energie-, transport- en communicatie-infrastructuur, hun industriële vestigingen en hun gebouwen te realiseren, te laten werken en te optimaliseren.


 

Het wagenpark van Vinci Energies Belgium
– 1.200 voertuigen waarvan 400 bedrijfsvoertuigen

– Merken: alle merken zijn toegestaan, behalve Japanse

– Meest gekozen wagens: Renault Mégane Grandtour, Opel Astra Sport Tourer, Peugeot 308 SW.

– Operationele leasing

– Eigen beheer van verzekeringen, banden en vervangwagens

– Voornaamste leasingpartners: KBC Autolease en Athlon

Toon meer nieuwsjes