TCO: Het bos en de bomen

Naargelang de insteek zijn er meer dan 50 verschillende benaderingen van het concept Total Cost of Ownership mogelijk. In de praktijk is er echter overeenstemming over een benadering die naar drie concepten kijkt: TCO 1, TCO 2 en TCO 3. Concreet is de meest gebruikte benadering de zogenaamde TCO 2, die rekening houdt met de belasting op de verworpen uitgaven. Dit is ook de berekeningswijze die de overheid hanteert bij de bepaling van het mobiliteitsbudget. We overlopen samen deze drie concepten. Zo kan je aan de slag met een zo correct mogelijke benadering van je vlootkost.  

TCO 1 : de basis voor je berekeningen 

In TCO-berekeningen is het logischerwijs de bedoeling om zo volledig mogelijk te zijn. Dat betekent dat TCO-berekeningen die enkel rekening houden met de aankoopprijs, maar niet met het onderhoud of de banden, of TCO-berekeningen die enkel kijken naar de financieringskost maar de herverkoopwaarde niet in rekening brengen, eigenlijk geen correct beeld opleveren van wat een auto nu werkelijk kost aan de ondernemer. 

Daarom wordt voor de basis-TCO-berekening vertrokken van een maandelijks bedrag in verhuur op lange termijn inclusief diensten. Het voordeel daarvan is dat in zo’n leaseprijs al rekening gehouden wordt met de herverkoopwaarde op het einde van de gebruiksperiode, wat zeer moeilijk is wanneer je een andere financieringsmethode hanteert. Daarnaast bevat een huurprijs in verhuur op lange termijn ook al het onderhoud, de vervanging van de banden, diensten zoals de pechverhelping en de vervangwagen en ook de inschrijving en verkeersbelasting, waardoor het al vrij volledig is en dus perfect als basis kan dienen. 

In het kader van de zogenaamde TCO 1 wordt aan die maandelijkse kost voor verhuur op lange termijn ook de niet-recupereerbare BTW op het huurbedrag toegevoegd (of de volledige BTW indien het om een niet-BTW-plichtige klant gaat). De andere elementen in de berekening van de TCO 1 zijn de eventuele CO2-solidariteitsbijdrage (van toepassing wanneer de auto ter beschikking gesteld wordt van een personeelslid dat er ook privé gebruik van mag maken) en de kosten voor de brandstof of de elektriciteit. 

Een andere naam voor die TCO 1 is de zogenaamde “Cash Out-TCO”, omdat de kostprijs in TCO 1 gebaseerd is op wat je elke maand moet uitgeven voor je auto: huur, energie, CO2-bijdrage en BTW. Daarbij wordt nog geen rekening gehouden met de belasting op de verworpen uitgaven, want die zit pas in de TCO 2-berekening vervat. 

Een auto die in aankoopprijs of maandelijkse huur duurder is dan een andere, kan in de berekening van de TCO 1 al voordeliger blijken, als hij bijvoorbeeld minder brandstof verbruikt en door zijn lagere uitstoot ook een lagere CO2-bijdrage vereist. Toch kan een auto ook na de TCO 1-berekening nog niet het voordeligst blijken, en wordt hij dat pas wanneer je in de TCO 2-calculatie ook rekening houdt met de verworpen uitgaven. Belangrijk is wel om steeds de berekening op maat te doen, en dus de parameters van je bedrijf te gebruiken. 

TCO 2: de meest gebruikte berekening 

In de praktijk gebruiken de meeste vlootbeheerders de TCO 2-benadering. Die is vollediger dan de TCO 1-berekening omdat ze ook de belasting op de verworpen uitgaven in de berekening opneemt. Het is ook die berekening die door de overheid wordt gebruikt om bijvoorbeeld het beschikbare bedrag voor het mobiliteitsbudget te berekenen. 

Wanneer een auto niet volledig fiscaal aftrekbaar is (wat vandaag het geval is voor alle benzine- en dieselmodellen en sommige plug-in hybrides), zijn er verworpen uitgaven die in de vennootschaps- of personenbelasting belast zullen worden tegen de respectievelijke tarieven. Voor alle auto’s zijn er bovendien de verworpen uitgaven op het Voordeel van Alle Aard. De belasting op die verworpen uitgaven wordt niet meteen geheven, maar pas bij het afsluiten van het boekjaar, wanneer in de resultatenrekening het eindbedrag aan belastingen wordt bepaald.  

Wanneer je geen rekening houdt met de verworpen uitgaven op je auto, en dus enkel met de maandelijkse kosten die je in het voorbije boekjaar betaald hebt, ben je op TCO 1-niveau bezig. Maar heeft dat zin, als je weet dat een (soms aanzienlijk) deel van wat je uitgaf nog eens belast wordt na afsluiting van het boekjaar? Die extra kost moet dan ook mee in de berekening van een volledige TCO opgenomen worden, ook al dient ze pas later betaald te worden. 

In de TCO 2 gaat men aan de TCO 1-berekening dan ook de belasting op de verworpen uitgaven toevoegen. Het gaat dan om de belasting op de verworpen uitgaven met betrekking tot de autokosten, de brandstofkosten én het voordeel alle aard (waarvan 17 of 40 procent bij de verworpen uitgaven moet worden geteld, naargelang de gebruiker al dan niet over een tankkaart beschikt).  

Wanneer je de belasting op de verworpen uitgaven in de TCO 2-berekening meetelt, kan de auto die in de aankoop- of huurprijs veel duurder uitviel en ook in de TCO 1 nog niet competitief was, plots wel voordeliger blijken. Dat is vooral zo bij elektrische en plug-in hybride auto’s die een handicap hebben door hun hogere aankoopprijs, maar door hun fiscale voordelen en hun lagere verbruik al snel alle achterstand  goedmaken in de TCO-berekening. 

TCO 3: de commerciële TCO

Een minder courant gebruikte berekening is de TCO 3 of TCO 2 na belastingvoordeel. Die gaat nog een stap verder dan de TCO 2 doordat hier niet alleen rekening wordt gehouden met de belasting op de verworpen uitgaven, zoals in de TCO 2, maar ook met het belastingvoordeel dat je geniet door de aftrekbaarheid van (een deel van) de autogerelateerde kosten. Je betaalt namelijk niet alleen de extra belasting die verschuldigd is op het gedeelte verworpen uitgaven, maar geniet ook van een belastingbesparing op het gedeelte van de autokosten dat aftrekbaar is. De TCO 3 ligt voor auto’s waar een deel van de kosten fiscaal aftrekbaar is dan ook systematisch lager dan de TCO 2. Daarom wordt deze benadering graag gebruikt door leasingmaatschappijen die op die manier een lagere TCO kunnen aangeven, en “commerciële TCO” genoemd.  

In de praktijk is deze berekeningswijze minder courant dan de klassieke TCO 2 na belasting op de verworpen uitgaven. Het is echter belangrijk dat altijd duidelijk aangegeven wordt welke benadering gehanteerd werd. 

Moeilijk zonder tool

Het berekenen van een TCO is mogelijk zonder gespecialiseerde tools, maar vereist voldoende kennis over de fiscaliteit en een correct opgestelde Excel tool voor de doe-het-zelver. Het is dan ook makkelijker om gebruik te maken van de op de markt aanwezige professionele TCO-berekeningstools die online beschikbaar zijn en op basis van bijvoorbeeld een huurprijs in verhuur op lange termijn (maar ook op basis van aankoop- of rentingprijzen) in een oogwenk een volledige TCO 1, 2 en 3-berekening maken en daarbij rekening houden met de meest recente fiscale regels en brandstofprijzen doordat ze bij elke wijziging meteen een update krijgen.  

Wie een dergelijke tool hanteert, is zeker over zijn berekening en beschikt ook over een onafhankelijk bewijs voor de uitkomst. Dat geeft vertrouwen en maakt het voor de wagenparkbeheerder ook makkelijker om zijn beslissing te verantwoorden naar de directie én de bestuurders. 

De verschillen tussen de drie TCO’s

In deze berekening wordt duidelijk dat een initieel verschil van € 8.739 in aankoopprijs en € 80,22 per maand in huurprijs inclusief niet-aftrekbare BTW in het voordeel van de benzine al in de TCO 1 wordt gecompenseerd in het voordeel van de elektrische variant wanneer we ook naar het verbruik en de CO2-bijdrage kijken. De EV is hier al € 69,74 in het voordeel. In de TCO 2 (€ 169,65 goedkoper) en TCO 3 (€ 152,22 goedkoper) wordt het verschil in het voordeel van de initieel duurdere elektrische auto alsmaar groter. 

Het is alvast in dit voorbeeld overduidelijk dat een TCO-berekening noodzakelijk is om de juiste keuze te maken. TCO is daarbij een leidraad die de wagenparkbeheerder helpt om met kennis van zaken te beslissen, op maat van elke individuele gebruiker en zijn specifieke situatie. 

Daarbij is iedere gebruiker verschillend en is het belangrijk om bijvoorbeeld op het vlak van het ingeschatte verbruik een zo juist mogelijke berekening te maken, waarbij het zeker voor plug-in hybrides fundamenteel is om niet zomaar rekening te houden met het normverbruik van de constructeur, omdat het echte verbruik volledig afhankelijk is van het oplaadgedrag en vaak hoger is dan dat officiële brandstofverbruik. Als je die aanpassing niet doet, kan een plug-in hybride misschien wel als voordeliger uit je berekening komen, maar kost hij je uiteindelijk misschien toch een pak meer. Het individueel aan de bestuurder aanpassen van elke berekening is dus de boodschap. 

Onze aanbeveling 

We raden aan om voor de TCO-berekening te vertrekken van een prijs in VLT (verhuur op lange termijn), omdat die een vrij volledig beeld geeft van de operationele kosten. Na het maken van de juiste merk- en modelkeuze op basis van zo’n leasing-TCO, kan je al dan niet voor een andere aanschafwijze te kiezen (aankoop, financiering, leasing, renting). Je zal dan in ieder geval op TCO-vlak de juiste keuze maken, omdat je je gebaseerd hebt op een zo volledig mogelijke kostenbenadering. 

Gebruik voor een zo correct mogelijke vergelijking bij voorkeur de TCO 2-benadering die rekening houdt met de verworpen uitgaven, en pas de verbruiksberekening aan het profiel en de eventuele oplaadmogelijkheden van de bestuurder aan, om negatieve verrassingen te vermijden. Een professionele berekeningstool is op dat vlak absoluut geen luxe, maar een noodzaak om objectief en volledig geïnformeerd de juiste beslissing te kunnen nemen. 

In ieder geval is een goed en objectief advies essentieel om de juiste keuze te maken. De belangen zijn hoe dan ook te groot om te beslissen op basis van onvolledige of incorrecte informatie.